マイナンバー制度のおさらい

年末が近づき、マイナンバーを取り扱う機会も一層増えてくることと思います。
マイナンバーは大切な個人情報であり、慎重な取り扱いが求められます。
そこで、再度マイナンバーを取り扱う際の注意点を確認しましょう。

事務取扱担当者の選任
マイナンバーを扱う人は決まっていますか?

利用目的を伝える
マイナンバーを従業員から取得する際には、利用目的(「源泉徴収票作成」「健康保険・厚生年金保険届出」「雇用保険届出」等)を伝えていますか?
★従業員の方々にも、マイナンバーの利用目的や開始時期等の基本的な情報を共有してもらいましょう。

本人確認
マイナンバーを従業員から取得する際には、番号が間違っていないかの「番号確認」と、本人で間違いないかの「身元確認」をおこなっていますか?

★次のようなもので確認して下さい。
・顔写真の付いている「個人番号カード」(平成28年より任意作成可能)
・10月から届くマイナンバーが書いてある「通知カード」+「運転免許証」など
※番号確認や身元確認は、アルバイトやパートの方に対しても必要です。

個人番号・特定個人情報の記録、保存方法
マイナンバーが記載された書類・電子媒体等を、鍵がかかる棚や引き出しに保管していますか?
★マイナンバーの取扱い時には(取得・利用・廃棄)記録を残しましょう。

情報漏えいの防止
マイナンバーを取り扱う事務を行う場所や、マイナンバーを保存・管理する場所を決めていますか?
★机の配置を変えてマイナンバーが他人に見えないようにしたり、仕切りを作ったり、取扱区域への入室を制限したりして、情報漏えいを防ぎましょう。

マイナンバーの廃棄方法
従業員の退職や契約の終了、書類の保存期間経過などの理由でマイナンバーが必要なくなった場合、できるだけ速やかに復元できない方法で削除または廃棄していますか?
★紙帳票の場合、シュレッダーの利用やマスキング、焼却又は溶解等を行います。パソコンのデータの場合も、復元不可能な方法で削除します。

制度についての詳細は総務省のホームページ等をご覧ください。
http://www.soumu.go.jp/kojinbango_card/01.html

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